Aller plus loin

1. Suivre les habilitations

Une habilitation est une qualification valable jusqu'à une date, ou permanente. L'objectif est de ne plus découvrir une échéance le jour où elle est dépassée.

Le suivi se met en place en deux temps, et c'est la seule subtilité à comprendre.

Constituer le catalogue de l'organisation. Réglages → Catalogue d'habilitations. Une habilitation s'y crée une seule fois, avec sa durée de validité en mois — vide signifie « permanente ».
Choisir celles qui concernent chaque planning, avec le bouton ＋ Depuis le catalogue. Inutile d'afficher partout ce qui ne concerne qu'un site.

Catalogue d'habilitations de l'organisation — Le catalogue de l'organisation : la source unique.

La rubrique Habilitations affiche alors un tableau qui croise les personnes et les habilitations retenues. Chaque case porte la date d'échéance et le temps restant ; sa couleur donne l'état. Un clic sur une case saisit ou corrige la date d'obtention — l'échéance, elle, est calculée à partir de la durée de validité.

Tableau des habilitations avec ses états de couleur et le bandeau d'alerte — En haut, le rappel nominatif de ce qui est à renouveler et de ce qui est déjà dépassé. En dessous, le tableau : vert valide, orange à renouveler, rouge dépassée, et un ＋ là où rien n'est saisi.

Une pastille apparaît sur la rubrique dès qu'une échéance approche, et le bouton 🔔 Rappels règle l'envoi automatique d'un courriel avant échéance.

Côté agent : une personne disposant d'un accès tient elle-même ses propres dates et consulte celles de l'équipe en lecture seule. La saisie se répartit au lieu de reposer sur une seule personne.

2. Les types de journée

Les types de journée sont le vocabulaire de votre organisation : travail, repos, congé annuel, formation, heures supplémentaires… Chacun a son abréviation, sa couleur de fond et sa couleur de texte.

Contrairement aux habilitations, ils sont communs à toute l'organisation : un type créé ici devient aussitôt utilisable sur tous les plannings, sans rien avoir à activer.

T (Travail) et R (Repos) sont obligatoires et ne peuvent pas être supprimés : ce sont eux que les cycles utilisent pour se calculer.

Écran des types de journée — Le bouton *📥 Catalogue global* propose des types déjà rédigés, à piocher plutôt qu'à ressaisir.

3. Le compteur annuel

Le Compteur répond à une question simple : combien de jours de chaque type, pour chaque personne, depuis le début de l'année ?

Le décompte s'arrête à aujourd'hui — il compte ce qui a eu lieu, pas ce qui est prévu. C'est ce qui en fait un chiffre utilisable pour un point mensuel ou une régularisation.

Compteur annuel par personne et par type de journée — L'écart entre les deux groupes vient simplement du décalage de leurs cycles.

4. L'historique et l'annulation

Toute modification est enregistrée : la date, son auteur, et ce qui a changé. C'est utile pour retrouver qui a fait quoi, mais surtout pour revenir en arrière : chaque ligne porte un bouton ↶ Annuler.

Historique des modifications avec bouton d'annulation par ligne — Ici, la trace de la création de l'équipe par l'assistant de démarrage.

5. Messagerie et aide

La Messagerie permet d'écrire aux personnes de l'organisation qui disposent d'un accès. Sur la formule d'entrée, où il n'y a qu'un compte gestionnaire, c'est aussi le canal par lequel joindre le développeur : une seconde rubrique ferait doublon.

La rubrique Aide reprend le vocabulaire de l'application, écran par écran. Elle est ouverte à tout le monde, y compris aux agents.

Rubrique d'aide et glossaire — Le glossaire intégré.

6. Sécurité et compte

L'écran Sécurité réunit l'état de votre abonnement et l'identité de votre compte.

Écran Sécurité avec l'abonnement et l'identité du compte — L'abonnement, sa date de renouvellement, et les deux clés du compte.

Deux identifiants coexistent, et la distinction compte :

L'email de contact est la clé du compte. C'est avec lui qu'on ouvre l'écran Sécurité, et c'est par lui que passe la récupération d'un mot de passe oublié.
L'identifiant ouvre une session pour travailler sur le planning, mais ne donne pas accès à la gestion du compte. Si vous vous connectez avec lui et que ces écrans vous sont refusés, ce n'est pas une panne : reconnectez-vous avec l'email.

L'écran Changer le mot de passe est indépendant, et la double authentification s'active depuis Sécurité.

Écran de changement de mot de passe — Le changement de mot de passe.

Transférer le compte

L'email de contact n'est pas gravé dans le marbre. La carte Identité du compte, sur ce même écran, permet de changer l'adresse, l'identifiant, ou les deux — c'est ce qu'on fait quand la personne qui a créé le compte quitte l'entreprise, ou quand l'organisation change de messagerie.

L'opération est délibérément cérémonieuse : elle revient à donner les clés du compte.

Vous saisissez la nouvelle adresse, votre mot de passe actuel, et un code de double authentification. Si elle n'est pas encore activée, l'écran vous y emmène : le transfert ne se fait pas sans elle.
Un code à six chiffres part vers la nouvelle adresse, valable quinze minutes. Tant qu'il n'est pas saisi, rien n'est modifié — une faute de frappe dans l'adresse ne coûte donc rien.
Une alerte part vers l'ancienne adresse, avec un lien pour annuler pendant 72 heures. C'est le filet en cas de prise de contrôle : même réussi, le transfert reste réversible trois jours durant.

Changer le seul identifiant, sans toucher à l'adresse, saute la deuxième étape : il n'y a pas de nouvelle boîte à vérifier, donc le changement s'applique aussitôt. Le mot de passe, le code de double authentification et l'alerte annulable, eux, restent de la partie.

Gardez tout de même l'email de contact accessible : c'est la porte de secours si le mot de passe est perdu, et c'est aussi par elle que passe le transfert lui-même. Perdre à la fois le mot de passe et l'accès à la boîte laisse le support pour seul recours.

Réservé aux formules supérieures. Les plannings multiples, le hub d'administration et l'attribution de droits par planning n'existent pas sur la formule d'entrée : ces chapitres seront ajoutés à part.