Tutoriels

1. Créer votre premier planning

À la première connexion, votre organisation est vide. L'assistant de démarrage s'ouvre alors de lui-même et pose les trois questions dans l'ordre où elles se répondent. Comptez cinq minutes.

1. Le nom du planning — celui d'une équipe, d'un site ou d'un service, avec une icône pour le reconnaître. Vous pourrez le changer ensuite.
2. L'équipe — les noms, un par ligne. Vous pouvez en coller plusieurs dizaines d'un coup. Pour créer plusieurs groupes d'un coup, laissez une ligne vide entre deux blocs de noms et donnez un nom de groupe par ligne, dans le même ordre : l'écran vous montre la répartition obtenue avant de créer quoi que ce soit. Rien n'est définitif : on ajoute et on retire des personnes à tout moment.
3. Le rythme de travail — choisissez un cycle parmi ceux proposés (ils sont dessinés, pas seulement nommés) et la date à partir de laquelle l'équipe le suit. Si vous avez créé plusieurs groupes, l'écran demande une date par groupe : c'est ce décalage qui fait qu'une équipe travaille pendant que l'autre se repose, sur le même cycle. La même date partout les met en phase.

C'est tout : le planning est créé, l'équipe y figure, et toutes les journées sont déjà remplies — passées comme futures — parce qu'elles se déduisent du cycle. Les types de journée courants (travail, repos, congé annuel, heures supplémentaires…) sont en place dès le départ, il n'y a rien à configurer.

Ensuite : ouvrez le planning et cliquez sur une case pour la modifier — un congé, des heures supplémentaires, une note. Pour relancer l'assistant plus tard, ou en créer un second : Réglages → Plannings.

2. Comprendre les cycles de travail

C'est la notion qui fait gagner le plus de temps, et la seule qui demande d'être expliquée une fois.

Un cycle est une suite de journées qui recommence indéfiniment. Le cycle « 3/3 » vaut six jours : trois de travail, trois de repos, puis on reprend au début. Le « 2/2/3 » en vaut quatorze.

Chaque personne porte deux informations : son cycle et la date à laquelle elle y entre. Tout le reste s'en déduit — c'est ce qui évite de remplir le planning jour par jour.

1. Décaler quelqu'un (pour qu'il travaille quand les autres se reposent) : changez sa date d'entrée dans le cycle. Deux personnes sur le même cycle mais décalées de trois jours ne travaillent pas les mêmes jours.
2. Changer de cycle en cours d'année : depuis l'écran Équipe, ajoutez le nouveau cycle « à partir du » telle date. Ce qui précède cette date n'est pas touché.
3. Créer votre propre rythme : Réglages → Cycles de travail. Vous composez le motif journée par journée, jusqu'à soixante jours.

À retenir : dès que vous modifiez une case à la main, cette journée-là est figée et ne suit plus le cycle. Le bouton ↺ Réinitialiser (cycle auto) la rend au calcul automatique.

3. Gérer votre équipe et les accès

L'écran Équipe réunit deux choses qu'on confond souvent : figurer au planning, et pouvoir se connecter à l'application. Chaque personne est une ligne qui dit clairement où elle en est des deux.

1. Ajouter une personne : son nom, son groupe (facultatif), son cycle et sa date de début. Une case « Donner un accès à l'application » ouvre, si vous le voulez, le choix de l'identifiant.
2. Donner ou retirer un accès plus tard : la même ligne porte les boutons. Retirer l'accès ne supprime pas la personne du planning.
3. Réinitialiser un mot de passe oublié : un nouveau mot de passe est généré et affiché une fois, à transmettre à la personne.
4. Organiser l'affichage : les groupes et l'ordre des personnes se règlent par glisser-déposer.

Il existe quatre niveaux d'accès. Le Super admin a tous les droits sur l'organisation ; le Super admin adjoint les mêmes, sauf la gestion du compte ; l'Administrateur tous les droits mais seulement sur les plannings qu'on lui attribue (Réglages → Accès aux plannings) ; l'Agent consulte le planning et ne modifie que ses propres journées.

Bon à savoir : personne ne peut supprimer son propre compte depuis cet écran, quel que soit son niveau — c'est volontaire, pour qu'une organisation ne se retrouve jamais sans administrateur.

4. Suivre les habilitations

Une habilitation est une qualification valable jusqu'à une date, ou permanente. L'objectif est de ne plus découvrir une échéance le jour où elle est dépassée.

1. Constituer le catalogue : Réglages → Catalogue d'habilitations. Une habilitation se crée une seule fois pour toute l'organisation.
2. Choisir celles qui concernent un planning : depuis l'écran Habilitations, « ＋ Depuis le catalogue ». Inutile d'afficher partout ce qui ne concerne qu'un site.
3. Saisir les échéances : le tableau croise les personnes et les habilitations. Chaque case porte sa date, et sa couleur dit l'état : valide, à renouveler dans les six mois, suspendue, invalide, ou non saisie.
4. Être prévenu : le bouton 🔔 Rappels règle l'envoi automatique d'un courriel avant échéance. Une pastille apparaît aussi sur la rubrique dès qu'une date approche.

Côté agent : une personne disposant d'un accès tient elle-même ses propres dates et consulte celles de l'équipe en lecture seule — la saisie se répartit au lieu de reposer sur une seule personne.